Как правило, процесс имел место в префектуре (или субпрефектуре). Разве что в Париже. Экстренный паспорт в Париже: 12-14 quai de Gesvres — 75004 Paris.
Когда подавать заявку? В случае поездки или предполагаемой поездки для поездки, где требуется паспорт.